Im B2B-Bereich scheitern KYB-Prozesse häufig an komplexen Eigentümerstrukturen, fragmentierten Datenquellen und fehlenden Schnittstellen zu nationalen und internationalen Registern. Besonders die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter (UBO) erfordert heute erheblichen manuellen Aufwand und birgt erhöhte Fehlerrisiken. Agree&Sign digitalisiert den gesamten KYB-Prozess: Von der strukturierten Unternehmenserfassung über die automatisierte Registeranbindung bis zur revisionssicheren UBO-Dokumentation ermöglicht die Plattform einen durchgängigen, GwG-konformen und prüffähigen Prozess. Komplexe Beteiligungsstrukturen, mehrstufige Eigentümerketten und grenzüberschreitende Gesellschaftsstrukturen werden nachvollziehbar erfasst und für nachgelagerte Compliance-Prüfungen strukturiert aufbereitet.
KYB-Fall strukturiert öffnen und Scope definieren
Agree&Sign eröffnet jeden KYB-Fall strukturiert: Unternehmenstyp, Jurisdiktion und Risikoprofil werden erfasst, sodass vom ersten Schritt an Transparenz über Aufgaben, Verantwortlichkeiten und benötigte Dokumente besteht.
Unternehmensdaten intelligent vorbefüllen
Bereits bekannte Daten aus CRM, Handelsregister oder vorherigen Onboarding-Prozessen werden automatisch übernommen. Kunden und Partner ergänzen nur noch wirklich fehlende oder veränderte Informationen.
Eigentümerstrukturen und UBOs strukturiert erfassen
Komplexe Beteiligungs- und UBO-Strukturen werden in einem zentralen, geführten Workflow abgebildet. Mehrstufige Beteiligungsketten, ausländische Gesellschaften und treuhänderische Strukturen werden nachvollziehbar dokumentiert.
Externe Register und Datenquellen einbinden
Handelsregister, Transparenzregister, Bundesanzeiger und internationale Registerdaten lassen sich direkt in den Prozess integrieren. Angaben werden automatisiert geprüft, validiert und mit den Kundenangaben abgeglichen.
Fehlende Nachweise und Dokumente gezielt anfordern
Dokumente wie UBO-Erklärungen, Gesellschafterverträge, Handelsregisterauszüge oder Vollmachten werden digital, nachvollziehbar und mit klarer Nutzerführung angefordert – ohne Medienbruch und mit vollständigem Audit Trail.
Identifikation relevanter Vertragspartner und Zeichnungsberechtigter
Gesetzliche Vertreter, Prokuristinnen und sonstige Zeichnungsberechtigte werden identifiziert, verifiziert und mit ihrer jeweiligen Rolle im Prozess hinterlegt – GwG-konform und revisionssicher.
Ergebnisse automatisiert weiterverarbeiten und dokumentieren
Validierte KYB-Daten, UBO-Strukturen und Nachweise werden revisionssicher in Bestandssysteme wie CRM oder Compliance-Plattformen übergeben und stehen für nachgelagerte Prüfprozesse wie Sanctions Screening oder Risk Scoring direkt zur Verfügung.
