Seit 2014 regelt die EU-Verordnung eIDAS die Rechtsgrundsätze für digitale Unterschriften. Bei Arbeitsverträgen gilt in Deutschland zusätzlich zum eIDAS die Regelung des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB), welches die gesetzliche Schriftform regelt.
Der Grundsatz der Formfreiheit bedeutet, dass die Parteien frei entscheiden können, in welcher Form sie den Vertrag abschließen möchten. Dies kann mündlich, mit einer handschriftlichen Unterschrift oder sogar mit einer elektronischen Unterschrift erfolgen.
Bei formfreien Verträgen sind alle Arten von eSignaturen gültig, solange das Gesetz die elektronische Form nicht ausdrücklich ausschließt.
Aber Vorsicht: Wenn der Arbeitsvertrag die gesetzliche Schriftform erfordert, muss die qualifizierte eSignatur verwendet werden, um gültig zu sein. Denn die qualifizierte eSignatur erfüllt bestimmte Anforderungen, um als rechtsgültig zu gelten, wie zum Beispiel die Verwendung eines anerkannten Zertifikats.
Allerdings gibt es eine bedeutende Einschränkung. Am 1. August 2022 wurde eine aktualisierte Version des Nachweisgesetzes vorgestellt, die regelt, in welcher Form Unternehmen Nachweise zu bestimmten Sachverhalten erbringen müssen.
Was bedeutet das für digital unterschriebene Arbeitsverträge?
Arbeitgeber dürfen eSignaturen verwenden, müssen ihren Mitarbeitern jedoch spätestens am ersten Arbeitstag eine papiergebundene Version des Vertrags übergeben.
Beachten Sie die Bußgeldvorschriften!
Eine Neuerung des jüngst verabschiedeten Gesetzes ist der Paragraf zu Bußgeldern bei Verstößen gegen die Nachweispflicht. Während Verstöße gegen die Nachweispflicht bisher straflos waren, können Unternehmen ab August 2022 mit Bußgeldern bis zu 2.000 € belegt werden. Ein Verstoß wird dann als Ordnungswidrigkeit gewertet. Dem Arbeitnehmer müssen schriftlich die wesentlichen Vertragsbedingungen (Arbeitsort, Tätigkeit, Kündigungsfrist usw.) zur Verfügung gestellt werden.
Diese muss der Arbeitgeber unterzeichnen und dem Arbeitnehmer als schriftliches Dokument aushändigen. Gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG genügt ein digitales Dokument weiterhin nicht, selbst bei der Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen.
Es ist auch wichtig zu beachten, dass nicht alle eSignaturen gleichwertig sind, wenn es darum geht, den Inhalt des Vertrags in einem Rechtsstreit zu beweisen. Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet die maximale Beweiskraft, während die einfache elektronische Signatur (EES) die geringste Beweiskraft hat.
Um mehr über eSignaturen zu erfahren, lesen Sie gerne unseren Blogbeitrag zum Thema: „Elektronische Unterschrift, rechtliche Rahmenbedingungen und Anwendungsfälle“
Insgesamt ist die digitale Unterschrift in Arbeitsverträgen gültig, solange die Anforderungen des Vertrags und des Gesetzes erfüllt sind. Unternehmen sollten jedoch die verschiedenen Arten von eSignaturen und ihre Beweiskraft kennen, um im Falle von Rechtsstreitigkeiten auf der sicheren Seite zu sein. Wenn man alle gesetzlichen Vorschriften berücksichtigt, ist es möglich und prinzipiell zulässig, einen Arbeitsvertrag digital zu unterschreiben. Allerdings müssen Arbeitgeber auch ihrer Nachweispflicht nachkommen und das Dokument schriftlich aushändigen.
Noch eine weitere Einschränkung gilt es zu beachten: Ein digital unterschriebenes Word-Dokument ist nicht rechtsverbindlich. Stattdessen muss es sich um eine unveränderbare Datei, wie beispielsweise ein PDF-Dokument, handeln. Wenn Sie Hilfe brauchen und sich beraten lassen wollen, melden Sie sich gerne bei uns, wir helfen Ihnen Ihr Unternehmen zu digitalisieren.