Als Unternehmen müssen Sie sich häufig mit einer Vielzahl von Verträgen und Dokumenten befassen, die eine Unterschrift erfordern, sei es von Mitarbeitern, Kunden oder Lieferanten. Das manuelle Unterschreiben dieser Dokumente ist zeitaufwendig und kann zu Fehlern führen, die kostspielige Konsequenzen haben können.

Doch es gibt eine Lösung: Die digitale Unterschrift.

Durch die Verwendung einer digitalen bzw. elektronischen Unterschrift (eSignatur) können Sie Verträge schnell und einfach unterschreiben lassen, ohne dabei auf die herkömmliche Methode der manuellen Unterschrift zurückgreifen zu müssen.

Die Frage ist jedoch: Ist das in Deutschland überhaupt legal?

Ja, die Verwendung von digitalen Unterschriften ist in Deutschland legal. Allerdings müssen Sie als Unternehmen sicherstellen, dass Sie die richtige Art von digitaler Unterschrift verwenden, um die rechtliche Wirksamkeit Ihrer Dokumente zu gewährleisten.

Es gibt drei Arten von eSignatur-Standards, die Sie kennen sollten: die einfache elektronische Signatur (EES), die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) und die qualifizierte elektronische Signatur (QES).

Jeder dieser Standards hat unterschiedliche Anforderungen und Beweiskraft vor Gericht. Während die EES am einfachsten zu implementieren ist, bietet sie auch die geringste Beweiskraft. Die FES bietet eine höhere Beweiskraft, erfordert jedoch ein höheres Maß an Sicherheit. Die QES bietet die höchste Beweiskraft, erfordert jedoch auch die höchsten Anforderungen an die Sicherheit.

Hier eine kurze Übersicht der unterschiedlichen eSignatur-Standards:

Elektronische Signatur (EES)
Die einfache elektronische Signatur (EES) ist der niedrigste Signatur-Standard und hat kaum Anforderungen. Sie kann z.B. durch Einscannen der handschriftlichen Unterschrift erstellt werden.

Diese Art der Signatur wird hauptsächlich für formfreie Vereinbarungen oder im internen Unternehmensverkehr verwendet. Es kann für Bestellungen, Verträge, Dokumentationen und Protokolle eingesetzt werden. Obwohl die einfache elektronische Signatur im Gerichtsverfahren verwendet werden kann, hat sie einen geringen Beweiswert und kann leicht bestritten werden.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES)

Die fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) ist der mittlere Signatur-Standard und wird mittels elektronischem Verschlüsselungsverfahren erstellt. Sie hat eine hohe Beweiskraft vor Gericht.

Bei dieser Signatur muss erkennbar sein, ob Daten im Dokument nach der Signatur manipuliert wurden, und die Signatur muss eindeutig einer bestimmten Person zugeordnet werden können. Diese Person muss auch belegen können, dass sie die Signatur gesetzt hat und dass sie den entsprechenden Sicherheitsanforderungen entspricht.

Für die fortgeschrittene Signatur müssen einmalige und geheime Software-Schlüssel verwendet werden, die digitale Signaturverfahren nutzen. Ein vom Sender des Dokuments erstellter Hashwert wird mit dem Hashwert des Empfängers verglichen, um zu überprüfen, ob die Werte übereinstimmen.

Die fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt die Anforderungen an die elektronische Form im Sinne von § 127 BGB und hat im Gerichtsverfahren einen Beweiswert. Sie wird oft bei formfreien Vereinbarungen eingesetzt, die keinen strengeren gesetzlichen Vorschriften unterliegen.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES)

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist der höchste Signatur-Standard und hat hohe Anforderungen, wie zum Beispiel ein Verschlüsselungsverfahren und eine Identitätsprüfung von zertifizierten Stellen. Sie hat maximale Beweiskraft vor Gericht und ist rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Die qualifizierte elektronische Signatur erfordert im Gegensatz zur fortgeschrittenen Signatur zusätzlich ein Zertifikat eines Zertifizierungsdienstanbieters, der asymmetrische Verschlüsselungsverfahren verwendet. Um als Signaturaussteller zugelassen zu werden, muss ein schriftlicher Antrag bei einem Anbieter eingereicht werden, der dann die Identität des Antragstellers prüft und bestätigt, dass dieser über einen öffentlichen Signaturschlüssel verfügt, der mit seiner Identität übereinstimmt. Das Zertifikat ist in der Regel für einen begrenzten Zeitraum gültig, normalerweise für 2–3 Jahre, aber maximal für 5 Jahre.

Die qualifizierte elektronische Signatur erfüllt gemäß § 126a BGB die Schriftform und kann somit Papierdokumente ersetzen.

Ein Beispiel für die Anwendung von elektronischen Signaturen sind elektronisch übermittelte Abrechnungen zur Geltendmachung von Vorsteuer oder digitale Dokumente der Sozialversicherungsträger, die eine qualifizierte elektronische Signatur erfordern.

Als Unternehmen sollten Sie sich bewusst sein, welche Art von digitaler Unterschrift Sie verwenden, um die Rechtslage zu beachten und sich vor möglichen rechtlichen Konsequenzen zu schützen. Wenn Sie sich für eine digitale Unterschrift entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie eine Lösung verwenden, die Ihre Anforderungen erfüllt und die rechtliche Wirksamkeit Ihrer Dokumente gewährleistet.

Wenn, Sie Hilfe brauchen und sich beraten lassen wollen. Melden Sie sich gerne bei uns wir helfen Ihnen Ihr Unternehmen zu digitalisieren.

Digitalisieren auch Sie Ihre Genehmigungs- und Vertragsprozesse

Nehmen Sie Kontakt mit unserem Team auf! Unsere Experten nehmen sich gerne Zeit und beantworten Ihnen all Ihre Fragen mit Detail.
Kontakt Demo buchen