Der ENTERPRISE-Workflow für Kaufverträge wurde entwickelt, um die Prüfung, Genehmigung, Unterzeichnung und Archivierung von Einkaufsverträgen innerhalb einer Organisation zu standardisieren und zu optimieren. Durch die Integration von SAP mit Agree&Sign läuft der gesamte Lebenszyklus – von der Initiierung bis zur sicheren Archivierung – durch einen vollständig digitalen, nachverfolgbaren und konformen Prozess. Dies sorgt für schnellere Bearbeitungszeiten, mehr Transparenz für die Stakeholder und eine deutlich reduzierte administrative Arbeitsbelastung. Jeder Schritt umfasst klare Aufgaben, automatisierte Benachrichtigungen und überprüfbare Maßnahmen, wodurch der Arbeitsablauf effizient und regelkonform ist.
Ein Kaufvertrag wird in SAP erstellt und automatisch an Agree&Sign gesendet, wo der Genehmigungsworkflow startet. Der Vertrag wechselt sofort in den Status „Zur Genehmigung ausstehend“ und alle benannten Approver werden benachrichtigt, dass das Dokument zur Überprüfung bereitsteht.
Die Approver melden sich bei Agree&Sign an, um den Inhalt des Vertrags zu prüfen. Anschließend können sie das Dokument entweder genehmigen oder ablehnen. Wurde ein Dokument genehmigt, aktualisiert das System den Workflow-Status auf „Genehmigt“ und stellt somit sicher, dass jeder Validierungsschritt vollständig protokolliert und transparent ist.
Sind mehrere Genehmigungsstufen erforderlich, führt Agree&Sign jeden Approver durch den Vertragsprüfungsprozess. Die Approver bewerten das Dokument und bestätigen ihre Entscheidung. Sobald die endgültige Genehmigung erteilt wurde, bleibt der Workflow im Status „Genehmigt” und die nächste Phase wird ausgelöst.
Nach der Genehmigung benachrichtigt Agree&Sign die dem Vertrag zugewiesenen Unterzeichnenden automatisch. Der Vertrag wechselt dann in den Status „Unterschrift ausstehend“. Anschließend authentifizieren die Unterzeichnenden ihre Identität mithilfe der erforderlichen Verifizierungsmethode und bereiten sich auf die Unterzeichnung des Dokuments vor.
Die Unterzeichnenden können Agree&Sign nutzen, um den Vertrag elektronisch zu unterzeichnen. Dieser Prozess umfasst validierte Identifizierungsschritte wie KYC oder eID, um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sicherzustellen. Sobald alle erforderlichen Unterschriften vorliegen, wird der Status des Workflows auf „Unterzeichnet“ aktualisiert.
Sobald das Dokument vollständig unterzeichnet ist, startet Agree&Sign den Archivierungsprozess. Der Vertrag wird zusammen mit seinem vollständigen Prüfpfad für die langfristige Speicherung gebündelt. Dies signalisiert, dass das Dokument für den sicheren Transfer bereit ist und die Phase „Archivieren” des Workflows erreicht wurde.
Anschließend übermittelt Agree&Sign den unterzeichneten und validierten Vertrag an das angeschlossene Archivierungssystem. Dieses bestätigt nach Erhalt, dass das Dokument erfolgreich erfasst wurde und gemäß den Aufbewahrungsstandards des Unternehmens gespeichert wird.
Das Archivierungssystem bestätigt, dass das Dokument sicher gespeichert wurde. Sobald Agree&Sign diese Bestätigung erhält, wird der Workflow auf den endgültigen Status „Archiviert” aktualisiert. Bei aktivierter SAP-Integration kann der Status auch in SAP zu Abstimmungs- oder Prüfungszwecken aktualisiert werden.
