Die Geschichte der Zeiterfassung reicht Jahrtausende zurück, aber in unserer digitalen Ära hat sie eine neue Dimension erreicht. Dank der Einführung der eIDAS-Verordnung im Jahr 2014 sind "qualifizierte elektronische Zeitstempel" zum Standard geworden. In diesem Beitrag erfahren Sie, was es mit ihnen auf sich hat, warum sie wichtig sind.
Ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel ist eine Technologie, die Datum und Uhrzeit digital mit einem Dokument verknüpft. Dadurch wird festgehalten, wann ein Dokument erstellt und signiert wurde.
Ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel muss das Datum und die Uhrzeit so mit den entsprechenden Daten verknüpfen, dass eine nachvollziehbare Manipulation der Daten äußerst unwahrscheinlich ist. Anders ausgedrückt, der qualifizierte elektronische Zeitstempel soll sicherstellen, dass Daten nicht unbeobachtet verändert werden können.
Darüber hinaus muss der qualifizierte elektronische Zeitstempel auf einer zuverlässigen Zeitquelle basieren, die mit der weltweit koordinierten Zeit synchronisiert ist. Dies gewährleistet eine präzise Zeitangabe.
Der qualifizierte elektronische Zeitstempel muss außerdem entweder mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur unterzeichnet oder mit einem fortgeschrittenen elektronischen Siegel des qualifizierten Vertrauensdienstanbieters versehen sein. Alternativ kann ein ähnlich zuverlässiges Verfahren angewendet werden, um die Unveränderlichkeit des qualifizierten elektronischen Zeitstempels sicherzustellen.
Unternehmen oder Organisationen, die digitale Dienste bereitstellen, um die Sicherheit von elektronischen Transaktionen und Dokumenten durch Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität zu gewährleisten, werden als Vertrauensdienstanbieter bezeichnet. In Deutschland gehören dazu bekannte Unternehmen wie die Deutsche Telekom, die Deutsche Post, D-Trust und die Bundesnotarkammer. Im Rahmen der eIDAS 2.0 wird neben dem bestehenden Begriff "Vertrauensdienstanbieter" auch der neue Terminus "qualifizierter Vertrauensdienstanbieter" eingeführt.
Bei Agree&Sign verwenden wir unter anderem Dienste der D-Trust. D-Trust hat bereits den Status eines qualifizierten Vertrauensdienstanbieters erreicht. Als anerkannter und zertifizierter Dienstleister im Bereich Vertrauensdienste ist D-Trust seit 2016 gemäß der eIDAS-Verordnung offiziell bei der Bundesnetzagentur eingetragen. Das Unternehmen bietet rechtssichere und zertifizierte Dienste wie digitale Zertifikate und elektronische Signaturen an, die den höchsten Sicherheitsstandards moderner Infrastrukturen entsprechen. Diese Dienste ermöglichen sichere digitale Identitäten für Unternehmen.
Die von D-Trust bereitgestellten qualifizierten elektronischen Zeitstempel werden für einen Zeitraum von etwa 30 Jahren archiviert. Diese langfristige Archivierung stellt sicher, dass die Integrität und Nachvollziehbarkeit von elektronischen Daten über einen ausgedehnten Zeitraum gewährleistet ist. Mit dieser Praxis unterstützt D-Trust die langfristige Verlässlichkeit und rechtliche Gültigkeit von elektronischen Zeitstempeln, die in verschiedenen Anwendungen und Prozessen genutzt werden können.
Qualifizierte elektronische Zeitstempel schützen vor Fälschungen und Manipulation von elektronischen Dokumenten.
Unternehmen können wichtige Fristen nachweisen, da jedes dokumentierte Ereignis ein genaues Datum und eine Uhrzeit hat.
Im Falle von Streitigkeiten können qualifizierte elektronische Zeitstempel den zeitlichen Verlauf der Vertragserstellung belegen.
Der Betrieb eines qualifizierten elektronischen Zeitstempels liegt ausschließlich in der Verantwortung des Vertrauensdienstanbieters. Dieser unterhält einen Server, der für Anwendungsprogramme signierte Zeitstempel ausstellt. Die Softwareapplikation übermittelt dazu die Prüfsumme des Dokuments an den Zeitstempelserver, der mithilfe einer Funkuhr und einer zusätzlichen internen Zeitquelle die aktuelle Zeit ermittelt. Die Zeitangabe und die Dokumentenprüfsumme werden anschließend mithilfe des geheimen Schlüssels des Vertrauensdienstanbieters signiert. Die Daten werden dann zusammen mit dem Zertifikat des Zeitstempelservers an die Anwendung zurückgesendet. Empfänger können den Zeitstempel überprüfen, indem sie den im Zeitstempel enthaltenen Wert vergleichen. Übereinstimmung zeigt, dass das Dokument seit der Erstellung unverändert ist.