In einer immer stärker digitalisierten Welt wächst die Menge an ausgetauschten Daten exponentiell. Elektronischer Datenaustausch, oder EDI, ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Bestellungen nahtlos zwischen ihren Systemen auszutauschen, ohne manuelles Eingreifen. In diesem Artikel tauchen wir in die Welt des EDI ein, beleuchten die globalen Standards, die seiner Anwendung zugrunde liegen, erläutern, wie EDI funktioniert, und werfen einen Blick auf seine Vorteile und zukünftige Entwicklungen.
EDI steht für "Electronic Data Interchange", was so viel bedeutet wie der elektronische Austausch von Geschäftsinformationen. Hierbei geht es um den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten wie Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen zwischen den Systemen von Unternehmen. Die Daten werden in strukturierter Form übertragen und dieser Prozess vermeidet die herkömmliche papierbasierte Kommunikation sowie manuelle Eingriffe. EDI ist keine spezifische Technologie, sondern eine Kombination aus elektronischen Prozessen, Kommunikationsprotokollen und globalen Dokumentenstandards.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch EDI ist schneller, effizienter und fehlerresistenter als andere Verfahren. Dies bietet erhebliches Rationalisierungspotenzial und bringt Vorteile wie schnellere Übertragungszeiten, geringere Kosten, Reduzierung von Dateneingabefehlern, höhere Genauigkeit der Informationen und weniger papiergebundene Dokumentenflüsse.
Dies bedeutet eine verbesserte Prozesssteuerung durch ständig verfügbare und aktuelle Daten, die für Soll-Ist-Vergleiche, Abweichungsanalysen, Prognosen, statistische Erkenntnisse, Simulationen, Produktivitätsbewertungen, Cash-Management und vieles mehr genutzt werden können.
Seit seiner Entstehung in den 1960er Jahren haben sich international gültige Standards für EDI entwickelt. Zwei dieser Standards sind "UN/EDIFACT" und "XML":
UN/EDIFACT steht für “Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport”. Dieser globale Standard wurde 1988 von den Vereinten Nationen eingeführt und deckt den weltweiten elektronischen Datenaustausch ab. Dieser Standard unterliegt einer halbjährlichen Aktualisierung, bei der hauptsächlich die vorgeschriebenen, einheitlichen Nachrichtentypen aktualisiert werden. Der Standard ist äußerst umfassend und wurde entwickelt, um nahezu jede geschäftliche Transaktion und Branche abzudecken. Aufgrund dieser Breite haben sich anschließend spezialisierte Untergruppen gebildet, die als "Subsets" bezeichnet werden. Durch die Bildung sogenannter Subsets sind die Nachrichten leichter zu handhaben und besser zu verstehen. Hier ist ein Überblick über die EDIFACT-Nachrichten:
XML steht für "eXtensible Markup Language" und ist eine textbasierte Auszeichnungssprache zur Speicherung und Übertragung strukturierter Daten. Seit seiner Standardisierung im Jahr 1996 wird XML weit verbreitet genutzt.
EDI ist der Oberbegriff für den elektronischen Datenaustausch zwischen ERP-Systemen, während EDIFACT ein internationaler Standard ist, der von den Vereinten Nationen entwickelt wurde.
EDI basiert auf einheitlichen Nachrichtenstandards, an die sich Unternehmen unterschiedlicher Branchen halten. Die internen Daten in den ERP-Systemen werden in das benötigte Nachrichtenformat konvertiert und dann über ein elektronisches Austauschprotokoll an den Empfänger gesendet. Der Prozess umfasst drei Schritte:
Geschäftspartner müssen klare Vereinbarungen treffen, um elektronische Daten. Damit die Nachrichten verstanden werden. EDI-Nachrichtenstandards erleichtern diese Kommunikation, indem sie eine gemeinsame "Sprache" schaffen, die von allen Partnern verstanden wird.
Die Nutzung einheitlicher internationaler Standards wie EDIFACT und XML bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:
Auch die Unternehmensführung profitiert in den Bereichen Kontrolle, Planung und Entscheidungsfindung von den Vorzügen von EDI. Mit EDI sind relevante Informationen schneller verfügbar und bereits strukturiert aufbereitet. Dies eröffnet verschiedene zusätzliche Vorteile:
EDI wird sich in Verbindung mit Technologien wie dem Internet der Dinge (IoT), Blockchain und künstlicher Intelligenz (KI) weiterentwickeln. Diese Fortschritte werden die Geschäftswelt weiter verändern und Unternehmen noch effizienter machen.