SOM ist eine Softwarelösung für Führungskräfte und Entscheidungsträger mit Personal- und Ressourcenverantwortung, die dabei unterstützt, Organisationen, Aufgaben und Personalausstattung zu analysieren und den Personalbedarf zu berechnen und langfristig fortzuschreiben. Die Methoden entsprechen den Anforderungen des Organisationshandbuchs des Bundes. SOM wurde auf Basis von mehr als 25 Jahren Erfahrung von BearingPoint in zahlreichen Organisationsuntersuchungsprojekten und Personalbedarfsermittlungen bei öffentlichen Auftraggebern entwickelt.
SOM bietet einen schnellen, auf die wesentlichen Verfahren und Abläufe reduzierten Einstieg in das Thema Organisationsuntersuchung, Personalbedarfsermittlung (PBE) und Fortschreibung. Nutzer sind in der Lage, eigene PBEs selbstständig durchzuführen.
Die Anwendung ist browserbasiert, was die allzeite Verfügbarkeit für mehrere parallele Nutzer erhöht. Zudem werden sämtliche Daten in einer gesicherten Datenbank gepflegt, was eine Verfügbarkeit jederzeit gewährleistet. Die Daten einer PBE können ohne Umwege in eine Fortschreibung übertragen werden und sind somit für einen langen Zeitraum nutz- und fortschreibbar, was initiale und wiederkehrende Erhebungs- und Analyseaufwände im Vergleich zu konventionellen, manuell und Excelbasierten Verfahren deutlich reduziert. SOM kann sowohl Fallzahl-getriebene, wiederholende als auch dispostiv-kreative, projektbezogene Aufgaben bemessen.
Die Personalbedarfsermittlung ist die Basis für eine langfristige Personalplanung und damit ein wesentliches Instrument der Personaleinsatzsteuerung.
Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ist zwingende Handlungsgrundlage jeder Organisation. Die effiziente Gestaltung der Organisationsstrukturen sowie der sachgerechten Aufgabenerledigung sind ständige Forderungen an ein wirtschaftliches Handeln. Um dies auch in Zeiten knapper Personalressourcen sicherzustellen, sind regelmäßige Organisationsuntersuchungen mit dem Schwerpunkt einer Personalbedarfsermittlung spezielle in der öffentlichen Verwaltung gefordert.
Die Verpflichtung zur Ermittlung des Personalbedarfs ergibt sich für den Bereich des Bundes aus Nr. 4.4.1 der VV zu § 17 BHO, wonach Planstellen nur ausgebracht werden dürfen, soweit sie unter Anwendung angemessener Methoden der Personalbedarfsermittlung sachgerecht und nachvollziehbar begründet sind.
Aufgabe der Personalbedarfsermittlung ist es, den für eine vorgegebene Aufgabe erforderlichen Personalbedarf zu überprüfen und festzustellen. Ziel ist es dabei, eine zeitgerechte Aufgabenerledigung mit angemessener Auslastung der Aufgabenträger zu erreichen.
Stellenbemessung ist ein Verfahren innerhalb der Organisations- und Personalbemessung, mit dem bestimmt wird, wie viele Stellen (in VZÄ oder Stellenanteilen) für die Aufgabenerfüllung in einer Organisationseinheit erforderlich sind.
Sie ist damit die konkrete Ableitung des Personalbedarfs in Form von Stellen, also das Bindeglied zwischen analytischer Personalbedarfsermittlung und dem formalen Stellenplan.
Die Fortschreibung kann als prospektiver Ressourcenplanungsprozess bezeichnet werden. Hierbei handelt es sich um einen Prozessschritt, der primär durch Referatsleitungen zu tragen ist und abteilungsweit gebündelt wird. Insbesondere hier gilt es, alle relevanten Rahmenbedingungen wie z. B. Erkenntnisse aus politischen oder höchstrichterlichen Entscheidungen, Koalitionsvereinbarungen, Zielvereinbarungen o. Ä. mit in die Überlegungen bei folgendem Ablauf einzubeziehen:
1. Prognostische Schätzung der Ressourcen für den kommenden Planungszeitraum (z. B. ein Jahr) durch die Referatsleitung zu unveränderten (Fortschreibung), veränderten oder neuen Aufgaben auf Basis einer aufgabenkritischen Betrachtung. Dabei werden die verfügbaren Ressourcen den aktuell zu erledigenden bzw. neuen Aufgaben und/oder Zielen zugeordnet. Die Ausweisung des Personalaufwandes erfolgt in VZÄ je Funktionsebene.
Bei der prognostischen Schätzung handelt es sich nicht nur um ein operatives Fortschreiben der Aufwände, sondern um die ressourcentechnische Umsetzung strategischer Prioritäten. Daher sollte der Zielprozess der Organisation (strategische Schwerpunkte) Eingang in die Schätzung finden.
Es wird gemeinsam herausgegeben vom Bundesministerium des Innern und dem Bundesverwaltungsamt. Die Methoden in SOM entsprechen den Vorgaben für PBEs.
Der Personalbedarf ergibt sich nicht aus einer einfachen Formel, sondern aus einem mehrstufigen, analytischen Verfahren bestehend aus:
- IST-Datenerhebung
- Hochrechnung & VZÄ-Berechnung
- Aufgabenkritik & Solldefinition
1. Ermittlung des IST-Personalbedarfs (Zeiterhebung / Selbstaufschreibung):
Der IST-Personalbedarf beschreibt, wie viel Zeit aktuell benötigt wird, um die vorhandenen Aufgaben zu bewältigen.
In der Praxis geschieht dies über:
- Erhebung der Bearbeitungszeiten je Aufgabe
- Fallzahlen / Mengengerüste
- Prozessaufnahmen / Aufgabenanalysen
2. Hochrechnung auf Jahresarbeitszeit (JAM) & Umrechnung in Vollzeitäquivalente (VZÄ):
Um aus erhobenen Wochenwerten einen Personalbedarf abzuleiten, wird auf die Jahresarbeitszeit hochgerechnet.
Persönliche Jahresarbeitsminuten (JAM)
- z. B. 39h/Woche × 60 Minuten / 5 Arbeitstage × 204,33 Jahresarbeitstage
Vollzeitäquivalent (VZÄ)
- ergibt sich aus Jahresarbeitstagen × täglicher Arbeitszeit × 60
(Beispiel: 97.859 Minuten = 1 VZÄ)
Hochrechnungsschritte:
- Ermittlung des Aufgabenanteils pro Mitarbeiter
Umrechnung der Minuten je Aufgabe in VZÄ
Damit erhält man z. B. den Bedarf an VZÄ pro Aufgabe oder Bereich.
3. Ableitung des SOLL-Personalbedarfs
Der endgültige Personalbedarf ergibt sich erst nach Analyse und Optimierung:
- Aufgabenkritik: Welche Aufgaben müssen weiterhin erledigt werden? Welche können entfallen?
- Plausibilisierung: Abgleich der Zahlen mit Führungskräften und Organisationseinheiten.
- Berücksichtigung von Mehr- und Minderbedarfen (z. B. Rückstände, neue Aufgaben, Fehlzeiten).
Kurzformel zur Berechnung des Personalbedarfs (vereinfacht)
- Personalbedarf (VZA) = Gesamtarbeitszeitbedarf pro Jahr (Minuten)/Jahresarbeitszeit eines VZA
Mit
- Gesamtarbeitszeitbedarf: Summe aller (Bearbeitungszeit × Fallzahlen) über alle Aufgaben
- Jahresarbeitszeit eines VZÄ: z. B. 97.859 Minuten laut interner Berechnungsgrundlage
Im Vordergrund der Bearbeitung standen vier Kriterien:
Darüber sollte der Aufgabenkatalog auch einen Detaillierungsgrad haben, dass er auf der einen Seite für die Personalbemessung nutzbar, auf der anderen Seite auch für die Fortschreibung geeignet ist, d.h. mit einem überschaubaren Aufwand fortgeschrieben werden kann. Die Aufgabenkataloge wurden mit den verantwortlichen Führungskräften und ggf. hinzugezogenen Beschäftigten gemeinsam erarbeitet und besprochen.
Im Rahmen der Jahresarbeitszeitschätzung werden die Tätigkeiten per se berücksichtigt.
Sollte die Methodik der Selbstaufschreibung zum Einsatz kommen (da mehrheitlich quantifizierbare Aufgaben vorliegen), werden die im Erhebungszeitraum nicht erfassten, aber grundsätzlich anfallenden Jahrestätigkeiten im Rahmen der Plausibilisierung entweder über eine Expertenschätzung mit den Ansprechpartnern oder über eine individuelle Jahresarbeitszeitschätzung nacherhoben.
Sowohl Jahresarbeitszeitschätzung (JAS) als auch Selbstaufschreibung (SAS) sind möglich und müssen je Organisationseinheit anhand des Aufgabencharakters festgelegt werden. Es ist geplant, auch eine Kapazitätenschätzung, im Sinne einer Expertenschätzung, zu integrieren.
In SOM wird zunächst die Aufbauorganisation angelegt. Anschließend werden Aufgabenkataloge zu jeder Organisationseinheit mit Vertretern der Organisation entworfen und in SOM hochgeladen. Diese bilden die Basis für die anschließende Zeiterhebung. Sowohl Jahresarbeitszeitschätzung (JAS) als auch Selbstaufschreibung (SAS) sind möglich und müssen je Organisationseinheit anhand des Aufgabencharakters festgelegt werden. Dann wird der Erhebungs- und Referenzzeitraum festgelegt, die Mitarbeiterliste erstellt und hochgeladen und anschließend die Erhebungsbögen an die Beschäftigten versendet. Nach erfolgter Zeiterhebung werden die Ergebnisse je Organisationseinheit mit Referatsleitungen plausibilisiert, in dem die Ergebnisse über das System zur Verfügung gestellt werden. Nach erfolgter Plausibilisierung steht der Ist-Personalbedarf fest. Dieser wird anschließend z.B. über Aufgabenkritik reflektiert, Änderungen für das Ist inkl. Begründungen von Mehr- und Minderbedarfen in den Soll-Tabellen eingetragen und somit das Soll festgelegt.
Nach erfolgter Zeiterhebung durch die Mitarbeitenden werden die Ergebnisse je Organisationseinheit mit Referatsleitungen plausibilisiert, in dem die Ergebnisse über das System zur Verfügung gestellt werden. Organisationseinheitsleiter haben die Möglichkeit, Aufälligkeiten in den Zahlen, z.B. aufgrund unterjähriger Schwankungen von Aufwänden, auf eine Jahresbetrachtung zu korrigieren und/oder Begründungen für zu hohe oder zu niedrige Werte festzuhalten. In den Tabellen ist nur eine Verschiebung von Aufwänden von einer zu einer anderen Aufgabe möglich, eine Erhöhung oder Vermninderung von gemessenen Aufwänden ist nicht erlaubt.
Die Aufgabenkritik erfolgt standardgemäß über aufgabenkritische Fragestellungen, die workshopbasiert beantwortet werden. Hier wird zwischen Zweck- und Vollzugskritik unterschieden. Die Ergebnisse werden aufgabenbezogen in die Soll-Tabellen als Begründung qualitativ und quantitativ eingetragen um das Soll zu bestimmen. Es wird daran gearbeitet, auch eine anwenderspezifische Aufgabenkritik formularbasiert in SOM zu integrieren.
Für die Fortschreibung werden entweder die Soll-Ergebnisse der PBE in das Fortschreibungsinstrument eingelesen oder externe PBE-Daten über ein Template in die Fortschreibung eingelesen. Dann erfolgt die Fortschreibung der Daten entweder über Fallzahlen und deren Aktualisierung, über mittlere Bearbeitungszeiten und deren Veränderung oder über qualitative Änderungen innerhalb der Aufgaben. Alle Optionen können individuell oder zusammenhängend für die Fortschreibungsberechnung befüllt werden.
Alle Daten wie Zeiterhebungsergebnisse können Organisationseinheitsbezogen und als Gesamtdatenbank jederzeit heruntergeladen als Exceldatei werden. Es wird daran gearbeitet, auch grafische Elemente für die Datenaufbereitung zur Verfügung zu stellen.
SOM ist für Behörden aus dem öffentlichen Bereich gleichermaßen wie für privatwirtschaftliche Unternehmen geeignet. Mit SOM sind wiederholende Tätigkeiten und dispositiv-kreative, also nicht wiederholende Tätigkeiten, messbar. Diese Messungen sind unabhängig von der Art der Organisation.
Für Behörden aus dem öffentlichen Bereich sind die Methoden anerkannt nach dem Organisationshandbuch des Bundes. SOM lässt sich sinnvollerweise für Organisationsgrößen ab 50 Mitarbeitenden einsetzen. Es gibt keine obere Grenze. Bei sehr großen Organisationen erhöht sich jedoch der Aufwand in der Datenpflege und Qualitätssicherung innerhalb SOM.
SOM muss nicht installiert werden, sondern kann direkt im Browser gestartet werden. Kurze Einführungen, Dokumentationen und Trainings ermöglichen einen schnellen Start. Zudem wird ein Support bereitgestellt, um Fragen während der Nutzung zu beantworten.
Die genauen Supportdienste werden vertraglich festgehalten. In der Regel stehen Ihnen für den fachlichen Support dauerhaft Ansprechpartner zur Verfügung. Zudem werden Einführungstrainings, FAQs und Handbücher angeboten.
SOM kann zum einen als Software/Solution as a Service, z.B. mit oder ohne zusätzlichen Beratungsleistungen, bezogen werden. Zudem kann SOM auch projektbeleitend als Managementinstrument in Beratungsprojekten genutzt werden. Einzelheiten regelt der spezifische Kundenvertrag.
SOM läuft auf einer Microsoft Azure Cloud Umgebung mit einem Server in Germany West Central. Weitere Infos erhalten Sie gerne über unsere Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOM).
Die Software läuft browserbasiert auf allen gängigen Webbrowsern. SOM kann für Ihre Verwendung sowohl weiterhin auf der Microsoft Azure Cloud laufen oder auch auf einer souveränen Cloud bei Ihnen als Kunden laufen. Dies wird im Vorfeld abgestimmt.
Ja, SOM ist barrierefrei. Dies äußert sich zum Beispiel dadurch, dass auch ohne Mauseinsatz Daten eingetragen oder in der Applikation navigiert werden kann.
Derzeit ist keine KI direkt in SOM integriert. Geplant ist jedoch ein Ausbau, z.B. zur Integration eines Instruments zur schnelleren Erarbeitung des Aufgabenkatalogs und zur Datenprognose zur Ermittlung des Solls und/oder der Fortschreibung. Es ist jedoch möglich, bestehende Aufgaben einer Organisation mit der BearingPoint Solution GenXplore auf verschiedenstes Entwicklungen zu untersuchen und darauf ableitend den Personalbedarf abzuleiten.
Die Kommunikation zwischen Cloud-Anbieter und Cloud-Nutzer (Transportverschlüsselung) einschließlich der Darstellung der Daten im Frontend wird durch die Verwendung von HTTPS, SSL-Zertifikaten und dem https-Protokoll TLS 1.2 oder höher verschlüsselt.
Für SOM sind umfangreiche Datenschutzerklärungen sowie die Nutzungsbedingungen schriftlich verfügbar. Zudem erhalten Sie weitere Infos über unsere Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOM).
BearingPoint hat eine Privacy Management Software für die Aufzeichnung von Assets, Systemen und Verarbeitungstätigkeiten implementiert, um die Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nachweisen zu können sowie zur Verwaltung von Informationswerten im Allgemeinen. Weitere Infos erhalten Sie gerne über unsere Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOM).